La Corte de Apelaciones de Santiago ha pronunciado y decretado instrucciones sobre el uso de herramientas tecnológicas en las Notarías, luego de la presentación de informe sobre la materia encomendado a la Comisión de Notarios de dicha Corte.
En septiembre de 2020, la Corte de Apelaciones de Santiago encargó a la Comisión de Notarios un informe que le permita pronunciarse sobre el uso herramientas tecnológicas y diversos sistemas informáticos por parte de los Notarios, como resultado de una solicitud elevada por el gremio de Notarios en relación a la legalidad en el uso de los mismos.
En cumplimiento del cometido, en sesión plenaria de 4 de enero de 2021 se expusieron las conclusiones del informe, imponiéndose los miembros del tribunal respecto de su contenido y de las explicaciones realizadas por un asesor informático de la Dirección de Desarrollo Institucional de la Corporación Administrativa del Poder Judicial.
Se encargó a la Comisión proponer medidas que permitieran un adecuado servicio, las que ha aceptado y recogido la Corte de Apelaciones de Santiago en Acuerdo de fecha 23 de febrero de 2021 (en adelante, el “Acuerdo”), y que consisten en:
1- Utilización de firma electrónica avanzada por parte de los Notarios.
Los notarios podrán utilizar el dispositivo de su firma electrónica avanzada siempre que sea en forma personal e intransferible, en los días y horarios de funcionamiento de su oficio notarial y con relación a actuaciones verificadas dentro de su territorio jurisdiccional, con estricto apego a la Ley y autos acordados de la Corte Suprema expedidos en la materia.
Lo anterior, permite a los Notarios emitir copias digitales de las escrituras públicas donde ellos intervengan bajo esta modalidad. Los usuarios podrán recibir y compartir estas escrituras en el mismo formato digital, donde cada copia tendrá el mismo valor que una copia autorizada.
2- Autorización de firmas en escrituras públicas.
Tratándose de escrituras públicas, los Notarios no podrán autorizar firmas digitales de ningún tipo, solo aquellas firmas físicas, originales o manuscritas estampadas en su presencia.
Esto mantiene las condiciones legales vigentes, en que las escrituras públicas deben firmarse siempre en forma manuscrita, en presencia del Notario, y dependiendo de la notaría, usualmente con lápiz tinta azul y la huella del suscriptor.
3- Autorización de firmas en instrumentos privados.
Tratándose de instrumentos privados, los suscriptores tendrán las siguientes alternativas:
- Que el notario autorice aquellas firmas físicas, originales o manuscritas, estampadas en presencia del notario.
- Que el notario autorice aquellas firmas físicas, originales o manuscritas, estampadas con presencia remota del notario, es decir, conectado a través de distintas plataformas, debiendo verificar la identidad del firmante.
- Que el notario autorice aquellas firmas físicas, originales o manuscritas, estampadas sin presencia del notario, pero cuya autenticidad conste al notario, quedando permitida la utilización de bases de datos oficiales, como el Registro Civil o bases de datos internas de la Notaría de que se trate.
- Autorización de firmas en títulos de crédito.
Para el caso de las letras de cambio y pagarés, endosos o protestos, los Notarios no podrán autorizar firmas digitales de ningún tipo, solo aquellas firmas físicas, originales o manuscritas.
En resumen, el Acuerdo de la Corte de Apelaciones flexibiliza, en atención especialmente al contexto sanitario a nivel mundial y nacional, algunos de los procedimientos, incorporando expresamente la posibilidad de realizar trámites notariales con presencia remota del Notario de que se trate.
Sin embargo, y en relación con el rol del Notario como Ministro de Fe, no se permite la autorización por su parte de firmas electrónicas de ningún tipo, puesto que se ha estimado que el Notario no podrá dar fe de la autenticidad de la identidad de los firmantes y/o las firmas que se estampen mediante sistemas electrónicos.
Por último, y en relación al acuerdo adoptado a fines de 2020 por el gremio de Notarios, de no protocolizar documentos firmados con firma electrónica, el Acuerdo no se pronuncia sobre dicha posibilidad, descontado que no hay en la ley prohibición o restricción alguna sobre el tipo de instrumentos que se pueden protocolizar, considerando que dicho trámite consiste en el simple hecho de agregar un documento al final del registro de un notario, a pedido de quien lo solicita. Para que la protocolización surta efecto legal debe dejarse constancia de ella en el libro repertorio el día en que se presente el documento (C.O.T. Art. 415), cuyo efecto será meramente dar fecha cierta. Actualmente, dependerá del criterio de cada Notario si protocoliza o no estos instrumentos, por lo que sugerimos consultar previamente.
Para obtener más información puede contactar a nuestro grupo:
Eduardo Anguita | Director Grupo Corporativo – Compliance | eanguita@az.local
Catalina Coddou | Asociada | ccoddou@az.local
